Getting Things Done: echt nodig?

 

De meeste mensen zijn kenniswerkers, mensen die voornamelijk met hun hoofd werken. Volgens Wikipedia is “een kenniswerker iemand die kennis en informatie tot zich neemt en deze interpreteert, ontwikkelt en vervolgens gebruikt en distribueert. Hij gebruikt zijn vaardigheden om problemen te signaleren en vervolgens oplossingen en alternatieven te zoeken.” Nog interessanter is wat dan iets verder volgt: “Karakteristiek voor kenniswerk is, dat de taak niet altijd helder is. Het beantwoorden van de vraag wat het gewenste resultaat van het werk is, is de belangrijke vraag die de kenniswerker zich steeds moet stellen.”

Veel zaken tegelijkertijd; enerzijds het gegeven dat kenniswerk relatief nieuw is, en daarom vraagt om nieuwe methodes, nieuwe manieren van denken. Anderzijds moet een kenniswerker het uiteindelijke resultaat van een taak of project kunnen definiëren. 

Lijstjes maken en prioriteiten stellen is niet meer voldoende. Waarom werken lijstjes niet? Je lijstjes zitten niet in een systeem. Lijstjes komen meestal terecht tussen de pagina’s van een boek, in de zak van een kledingstuk, “ergens” in je kalender of.. zijn niet meer terug te vinden. Veelal worden de elementen van een lijstje “overgedragen”  naar de volgende dag, week of maand, zonder dat er wezenlijk iets gebeurt met de te realiseren projecten of taken. Of je vergeet een lijst te maken, waarschijnlijk heb je meerdere lijsten met de nodige herhalingen of worden lijsten langer en langer en blijven acties uit?  Het concept “lijst” heeft nochtans meerwaarde: leeg je hersenen, groep dingen samen, maak een visuele weergave van uw taken of projecten. Je voelt je beter "georganiseerd", maar is dit werkelijk zo?

Wat is het grootste probleem? Je lijst is niet gebaseerd op de werkelijkheid.  Je hebt geen idee of de "dingen" op uw lijst één uur of 60 uur in beslag gaan nemen. Je hebt een gevoel dat het meer is dan je aankan, maar je weet het niet echt. Dus beginnen maar en “afvinken” wat kan afgevinkt worden. De dag is voorbij, de week is voorbij, het kwartaal is voorbij, het jaar is voorbij en je hebt nog steeds niet alle belangrijke dingen gedaan die essentieel of belangrijk zijn!

Eén van de oplossingen is een krachtige relatie tussen uw lijsten en uw agenda, het gebruik van uw kalender om nauwkeurig weer te geven wat je doet. Met een kalender kan je zien of je de tijd hebt om te doen wat je wil doen, zei dat je zou doen, of van plan bent. Een zwart-witte situatie. Geen mysterie.

Taco Oosterkamp, een Nederlandse GTD fan, verteld in één van zijn vele artikels over GTD dat dit “systeem niet lijdt aan het boekhouderssyndroom van sommige andere time-management systemen. Je hoeft niet van te voren eindeloos te puzzelen op een planning voor de hele week, die de dag erna tóch steeds weer wordt ingehaald door de feiten.”

De “Getting Things Done”  methode toepassen kan op veel verschillende manieren. Je kan GTD  zelfs aanpassen aan je denkstijl. Liever met pen en papier, met technologische hulpmiddelen, of een combinatie van beide?  Het allerbelangrijkste van deze methode is dat je besluit wat er moet gebeuren met de dagelijkse stroom van informatie waarmee je te doen krijgt, het eindresultaat voor ogen houdt en er direct een actie aan koppelt.

Volgende week ga ik verder in op de voordelen van GTD. Tot dan.

Noël